Apr 10 2008
Workshop Buchhaltung unter Linux und Windows mit der kostenlosen GNUCash-Software
Grundlegende Features der Buchhaltungs-Software GNUCash
GNUCash ist eine Buchhaltungssoftware aus dem Open Source Bereich und steht kostenlos zur Verfügung in Versionen für Linux und Windows. Die GNUCash Software betreibt echte doppelte Buchführung und leistet somit mehr als ein komfortabler Online Banking Client. Dafür muss man sich aber in die Denkweise des korrespondierenden doppelten Buchens eindenken.
Geeignet ist GNUCash für Small Business und Haushalte, neben vorgefertigten Kontenrahmen kann man das Buchhaltungssystem komplett auf die eigene Situation anpassen. Gearbeitet wird mit (nachträglich) editierbaren Tabellen im Scheckbuchformat, die den Ablauf der Buchungen in einem Konto anzeigen. Neben übliche Features einer Buchhaltungs-Software kann GNUCash konfigurierbare Konten-Berichte erstellen, z.B. um einen Überblick über einen bestimmten Typ Umsatz zu erstellen. Die an der Benutzeroberfläche von Windows oder Linux konfigurierbaren Reports erinnern dabei an das Microsoft Access Datenbank-Managementsystem.
Herausragend ist, dass man nicht nur offline doppelte Buchführung betreiben kann, sondern die GNUCash Buchhaltungs-Software auch per HBCI Umsätze vom privaten oder geschäftlichen Girokonto importiert. Per Bayes-Algorithmus werden auf Dauer Umsätze vom Girokonto weitesgehend automatisch den Buchhaltungs-Konten zugeordnet. Zu den optimalen Einstellungen für den Bayes-Algorithmus für einen Privathaushalt siehe meine Antwort auf eine Anfrage am Ende dieses Artikels.
Auch allgemein zu verstehende Hinweise zur HBCI-Einrichtung nach dem aktuellen PIN-TAN-Verfahren findet Ihr auf dem Blog GnuCash-Einstellungen für DKB und Skatbank.
Das ganz besondere Highlight ist die Möglichkeit zum sogenannten Elster-Export. Schon seit Jahren stellt die Bundes-Finanzverwaltung eine Online-Schnittstelle für die “elektronische” Steuererklärung bereit. Dafür braucht man einen Kontenrahmen, der genau den steuerrechtlichen Vorschriften entspricht und strikt vom Privathaushalt zu trennen ist. Außerdem muss man für jedes Konto den steuerrechtlichen Status definieren. Hierzu muss man sich gründlich informieren, leider gibt es dazu www.steuerweb.de nicht mehr online.
Der Workshop “Doppelte Buchführung”
Im Januar 2008 habe ich einen Workshop “Buchhaltung unter Linux mit GNUCash” mit Vortag und Praxisteil abgehalten. Die Zielgruppe waren Freiberufler, Studenten und Ärzte, die mit einem 2,5-stündigen Crash-Kurs in das Thema eingeführt werden sollten. Die verwendete Open-Office.org-Impress- Präsentation fand ich aber von der Gestaltung her verbesserungswürdig. Daher habe ich diese Woche nachgearbeitet, herausgekommen ist dabei eine hochwertige Präsentation.
Referenz von Teilnehmer-Meinungen
Präsentation zum Workshop “Buchhaltung unter Linux mit GNUCash”
Enthält so manches graphische Beispiel zu “buchführung buchhaltung konten vorzeichen”, “aktiva passiva”, splitbuchung !
Praxistips zum Arbeiten mit GnuCash
Buchhaltung als dynamisches System
Buchhaltung modelliert eine abgeschlossene Finanzwelt, die Buchungen sind Ströme von Geld, die von einem Konto zum Nächsten fließen. Siehe hierzu auch die vielen Schaugraphiken in meiner Präsentation.
Die buchhalterische Bilanzgleichung ist die Formulierung eines Dynamischen Gleichgewichts. Dazu gehört auch, dass die Summe aller dynamischen Größen konstant ist:
Aktiva-Passiva = Anfangsbestand + ( Einnahmen – Ausgaben) , umgeformt wird das zu
Aktiva – Passiva – Anfangsbestand – Einnahmen + Ausgaben = 0
Jedes physikalische Gesetz ließe sich in die Form “irgendeine Summe = 0″ bringen, auch wenn es kein dynamisches Gleichgewicht ist. Die Bezeichnung ist aber mit der Tatsache gerechtfertigt, dass Flüsse oder Ströme fließen.
Insofern erinnert die buchhalterische Bilanzgleichung auch von der Form her an die Knotenregel aus den Kirchhoff’schen Gesetzen !
Vorzeichen(plus/minus) von Umsätzen – unabhängig von Soll und Haben
Ich möchte noch auf die Vorzeichen(plus/minus) eingehen, mit der die einzelnen Posten in die letzte Gleichung eingehen:
Im Unterschied zur Knotenregel und vergleichbaren Gesetzen haben wir hier unterschiedliche Vorzeichen bei dieser Form des Gesetzes. Möchte man die letzte Gleichung in eine Form bringen, die nur positive Vorzeichen(plus) vor den Platzhaltern hat, so wäre dies rein technisch durchaus möglich. Man könnte das Vorzeichen in den Platzhalter “hineinziehen” und den zahlenmäßigen Transaktionen zuorden. Das würde dazu führen, das Soll-Umsatze immer Minus und Haben-Umsatze immer Plus auf dem Konto machen. Das entspricht zwar unseren Denkgewohnheiten, die wir vom persönlichen Girokonto aufgreifen, hätte für die Anschauung anderer Aspekte von Buchhaltung erhebliche Nachteile:
Wenn man einen Zahlungseingang (Haben) auf dem Girokonto erfolgt, muss zwangsläufig auch irgendwo eine Gegenbuchung erfolgen. In der Realität erfolgt die Gegenbuchung auf einem Buchhaltungskonto der Bank. In unserer eigenen persönlichen und in sich geschlossenen Finanzwelt (Kontorahmen) findet die Gegenbuchung, hier Soll, auf dem Konto Einnahmen:Einkommen statt. Wenn Soll immer Minus bedeutet, summieren sich negative Beträge auf dem Konto Einnahmen:Einkommen, was von der Anschaung her gar nicht passt. Die klassische Buchhaltung arbeitet zwar nicht vorzeichenbehaftet, das Problem stellt sich aber auch dort bei der Berechnung von Gesamtsalden neu !
Noch krasser wäre ein Beispiel, bei dem vom Anfangsbestand an das Girokonto gebucht wird.
Stattdessen unterscheidet man zwischen Kontotypen, die auf Soll- b.z.w. Habenumsätze hinsichtlich plus/minus jeweils ganz unterschiedlich reagieren. Ich verweise hier noch einmal an die graphischen Beispiele und die Übersichtstabelle in der Vortragspräsentation.
Antwort auf Anfrage betreffs automatischer Zuordnung der Ggenbuchung beim Import per HBCI vom Girokonto
Im Forum http://wer-weiss-was.de habe ich mich im Februar umgeschaut, wer sich für Alternativen zu Quicken, WisoGeld etc. interessiert. Ich konnte einen Nutzer überzeugen, mit GNUCash weiterzuarbeiten. Der Nutzer war aber bald enttäuscht, weil beim HBCI-Import die automatische Zuordnung zur Gegenbuchung nicht richtig klappte und hat sich deswegen noch einmal an mich gewandt. Wegen mehrwöchiger Abwesenheit von der Wohnung konnte ich nicht sofort darauf reagieren, so dass mir im Forum jemand dabei zuvorgekommen ist, Auf die Einstellungen zum Bayes-Algorithmus hinzuweisen. Nach meiner Rückkehr habe ich allerdings noch eine Antwort verfasst, die sich eingehend damit beschäftigt. Ich konte zusätzliche Fehlerquellen aufzeigen und habe den geschickten Einsatz der EC-Karte zur Vereinfachung der Buchführung bei HBCI-Import beschrieben:
Hallo Alex !
Am Freitag, 27. Februar 2009 22:19 schrieben Sie:
> Hallo Franz,
>
> ich habe deinen Beitrag über GnuCash gelesen und benutze es seit einiger
> Zeit auf meinem Ubuntu-System, anstelle von “WISO MeinGeld” auf Windows.
>
> Eine Sache stört mich jedoch, GnuCash “lernt” nicht, Umsätze automatisch
> Kategorien zuzuordnen, oder habe ich es nur falsch eingestellt?
Endlich komme ich dazu, Dir zu antworten. Ich hoffe, dass Du mittlerweile nicht frustriert aufgegeben hast und wieder WisoGeld benutzt, das wäre schade.
Zur Mustererkennung gibt es unter dem Menüpunkt “Bearbeiten->Einstellungen->Online Banking” tatsächlich die Möglichkeit, die Mustererkennung von Buchungen, die per HBCI importiert werden, zu beeinflussen. Ich selbst arbeite mit GnuCash 2.0.2, aber bei mir war die Voreinstellung nach Installation so, dass alles funktionierte ! Ich teile Dir aber mal meine Config in diesem Dialog mit:
Unter “Buchungen importieren”
Bayes Algorithmus verwenden -> Checkbox ankreuzen/aktivieren
Entscheidungsschwelle für Anzeige in Zuordnung: Wert 1
Die Werte 3; 6 und 0,00 in den folgenden drei Formularfeldern
Überprüfe das mal in Deiner Installation und korrigiere es gegebenenfalls.
Das ganze kann aber noch ganz andere Gründe haben, darum wird diese Mail wie angekündigt etwas länglich. Es kann sich auch um “Anfängerfehler” handeln, aber sei bitte nicht böse !
Wenn man das allererste mal per HBCI Buchungen importiert, muss man natürlich alles von Hand zu einer Gegenbuchung zuordnen, das ist klar. Wenn man einmal beim Supermarkt XY per EC-Karte eingekauft hat, erkennt GNUCash solche Buchungen immer wieder, z.B. weil bei solchen Einkäufen z.B. immer der Text “Aldi sagt Danke” enthalten ist. Das ist durchaus intelligent, denn im Buchungstext steht auch eine Buchungsnummer des Supermarktes, die jedesmal verschieden ist. Selbiges gilt auch für Telefonrechnungen z.B. von der Telekom.
Ich will aber auch als Beispiel einen Problemfall aufzeigen. Wenn man bar Geld abhebt, sind im Buchungstext sowohl individuelle Anteile für diese Abhebung als auch allgemeine Muster der Bank für Barabhebungen enthalten. Wie oben erwähnt kann GNUCash das dann trotzdem automatisch einer Gegenbuchung zuordnen, nur steht ja nicht fest, wofür das Bargeld verwendet wird. Beim Online-Banking per HBCI könnte die Zuordnung zu einem Konto entweder automatisch mit einer Gegenbuchung im Konto “Aufwendungen->Lebensmittel”, oder im Konto “Aufwendungen->Kleidung” oder z.B. im Konto “Aufwendungen->Computer” möglich sein. GNUCash entscheidet in solchen Fällen nach dem Mehrheitsprinzip, was bisher am häufigsten vorgekommen ist wird als Gegenbuchung vorgeschlagen oder es wird in kritischen Fällen bewusst offengelassen, damit der Benutzer selbst entscheidet. Eine Möglichkeit das zu umgehen besteht darin, grundsätzlich mit EC-Karte zu bezahlen. So erhält man von jedem Geschäft/Online Shop einen individuellen Buchungstext. Beim ersten mal wird man dann darauf hingewiesen, die Gegenbuchung selbst zuzuordnen, so dass man das auch nicht übersehen kann. Kauft man wieder dort ein, klappt dann die automatische Zuordnung reibungslos !
Wie schon erwähnt, sind verschieden zugeordnete Gegenbuchungen bei gemeinsamen Mustern eine Fehlerquelle. Bitte fahnde also in deinem Kontobuch nach falsch zugeordneten Gegenbuchungen, das passiert gerade Anfängern gerne mal. So eine falsche Ggegenbuchunguchung z.B. im Konto “Aufwendungen->Computer” dort aber nicht einfach löschen, eine Buchung ist immer zweiteilig ,Soll an Haben im Buchhalterdeutsch(Buchung <->Gegenbuchung). Beim Löschen würde der Umsatz auch im Girokonto gelöscht, dann haste den Salat ! Auf meinem Blog http://www.webfranz.blogetery.com gibt es unter http://webfranz.blogetery.com/buchhaltung-unter-linux-mit-gnucash.html
zu meinem GNUCash-Workshop ein Praxismanuskript zum Download, wo mit Screenshots das Korrigieren falsch zugeordneter Buchungen erläutert wird.
Ich hoffe, Dir damit weiterzuhelfen. Eins noch: Es kann eine zufällige Namenesgleichheit sein aber während meinem Physikstudium in Göttingen kannte ich 95/96 einen Alexander Wolf, mit dem ich zusammen das Fortgeschrittenen-Praktikum gemacht habe. Solltest es wirklich Du sein, melde Dich auf alle Fälle noch mal !
Mit besten Grüßen
Franz Daniel Schreiner
> Vielleicht kannst du mir helfen….
>
> Danke
>
>
> Alex
–
“Topologie kann immerhin noch nützlich sein, um einen komplizierten Grafen – ähhm, Graphen selbstverständlich – zu entwirren”
Franz Schreiner im Frühjahr 2008
[ad]
